Som ett av Sveriges snabbast växande teknik- och IT-konsultföretag hade XDin kommit till den punkt där det manuella säljsystemet med offert - order - beställning - genomförande - fakturering etc inte räckte till. Det blev mycket papper och en omfattande internpost. För att klara att växa och samtidigt vara kostnadseffektiva krävdes större administrativ kapacitet eller en radikal förändring.
När vi studerade processen fann vi att det fanns ett mycket stort antal gränssnitt. Xdins administrationsvision är att all kommunikation med leverantörer, kunder och konsulter skall ske elektroniskt. Individen skall kunna följa sin egen information med hjälp av portaler. Man ville ha ett system som kan växa utan att administrationen växer.
Vår lösning bestod i att Xdins befintliga säljstödssystem integrerades med IFS Applications. När man registrerar information utgår man från en mall. Alla delar i säljstödssystemet är knutna till denna mall, och man behöver bara registrera data en gång. Säljaren ser tänkbar trolig intäkt (bygger på sannolikheten att en offert ger en order), kostnad för varje kund, offert/orderstatus, beläggningen och mycket annat.
Resultatet blev ett system som automatiskt gör massor av arbete som tidigare gjordes manuellt – och som har kapacitet för att låta Xdin växa ännu mer.
"Vårt nya säljstödssystem medförde att det administrativa arbetet minskade avsevärt samtidigt som vi fick ett bättre stöd för våra försäljningsprocesser. En intressant utmaning var att få våra erfarna säljare, som är vana att arbeta på sitt eget vis, att anamma det nya systemet. Med tiden kommer de att upptäcka allt fler fördelar och finesser.
Med systemet tar vi fram information på ett effektivt sätt. Tack vare det standardiserade sättet att mata in information har man ingen möjlighet att göra fel. Ett exempel är att man istället för att skriva överenskommelser i fritext fyller i ett antal uppgifter. Förutom att all information finns med får vi den stora fördelen att andra kan hoppa in och hjälpa till eller ersätta vid frånvaro.
Det första steget är att få alla att jobba i samma system. Det andra steget är att utveckla alla möjligheter att få ut rapporter och annan information och få feedback.
NovaCura har varit en tuff sparringpartner genom att de ifrågasätter och utmanar. NovaCura har hjälpt oss att öppna upp ögonen, och heliga kor ifrågasätts. Deras entusiasm och kompetens gör att de kommer med väldigt många idéer som jag som uppdragsgivare måste sålla i för att få ett lagom stort system. Jag tycker att det är bättre att arbeta med en konsult som kommer med massor av förslag och är med och påverkar än en konsult som gör som jag säger.
Genom att kritiskt pröva rutiner, idéer och möjligheter under ömsesidig respekt mellan kund och konsult är chansen stor att man får ett mycket bra resultat.
NovaCura har visat sig ha förståelse för vår verksamhet och har varit tidseffektiva i genomförandet. De har levererat över förväntan.”
Fredrik Nyberg
Försäljningschef
Xdin
